Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d)

Für ein international aufgestelltes Logistikunternehmen in Hamburg suchen wir mehrere Persönlichkeiten im Bereich Assistenz, Office Management und Standortorganisation.

Diese Position ist deutlich mehr als klassische Büroorganisation. Sie arbeiten in einem operativen, internationalen Umfeld, in dem täglich viele Themen, Menschen und Prioritäten zusammenlaufen. Je nach Erfahrung übernehmen Sie entweder eine vielseitige Assistenzfunktion im Office- und Backoffice-Bereich oder eine anspruchsvollere Rolle als Assistenz der Standort- bzw. Niederlassungsleitung mit spürbarer Verantwortung im Tagesgeschäft.

In der seniorigeren Ausprägung unterstützen Sie die Leitung nicht nur organisatorisch, sondern auch in der internen Kommunikation, bei Projekten, Auswertungen, Präsentationen, standortbezogenen Themen und der Koordination unterschiedlicher Schnittstellen. Sie bereiten Informationen auf, halten Themen nach, bringen Struktur in Abläufe und sorgen dafür, dass wichtige Punkte nicht irgendwo zwischen E-Mail, Meeting und Tagesgeschäft verloren gehen.

Zu Ihren Aufgaben können unter anderem gehören:

• Unterstützung der Standort- bzw. Niederlassungsleitung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft

• Terminplanung, Kalenderkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen

• Kommunikation mit Führungskräften, Mitarbeitenden, internen Fachbereichen, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern

• Koordination standortbezogener Themen, interner Abläufe und organisatorischer Projekte

• Unterstützung bei Onboarding, interner Kommunikation, Reporting, Prozessunterstützung oder HR-nahen Themen

• Mitwirkung bei internen Informationen, Schreiben, Newslettern oder standortbezogener Kommunikation

• allgemeine Office-Management- und Backoffice-Aufgaben im internationalen Logistikumfeld

Diese Position passt zu Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, professionell kommunizieren und Freude daran haben, in einem dynamischen Umfeld Struktur, Verlässlichkeit und Überblick zu schaffen.

Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Backoffice, Projektassistenz, kaufmännischer Administration oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit.

Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer beruflicher Hintergrund ist wünschenswert. Entscheidend ist jedoch vor allem, dass Sie organisatorisch stark sind, professionell auftreten und auch in einem lebendigen Tagesgeschäft den Überblick behalten.

Für die anspruchsvollere Assistenzfunktion sind insbesondere Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, eigenständige Themenkoordination, sehr gute Kommunikation und ein gutes Gespür für Prioritäten wichtig.

Das bringen Sie mit:

• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Projektassistenz, Backoffice oder kaufmännischer Administration

• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse

• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• professioneller Umgang mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern

• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit

• verbindliches, freundliches und souveränes Auftreten

• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten

• Bereitschaft zur Präsenz am Standort im Hamburger Süden

Von Vorteil sind:

• Erfahrung im Logistik-, Speditions-, Shipping-, Supply-Chain- oder operativen Umfeld

• Erfahrung mit Onboarding, interner Kommunikation, Projektkoordination, Reporting oder Prozessunterstützung

• Erfahrung in der direkten Unterstützung von Standortleitung, Geschäftsleitung, Niederlassungsleitung oder vergleichbaren Führungsebenen

• SAP- oder ERP-Kenntnisse

• Französischkenntnisse aufgrund des internationalen Konzernumfelds

Sie müssen nicht aus exakt der gleichen Branche kommen. Wichtig ist, dass Sie sich in einem operativen Umfeld wohlfühlen, kommunikativ stark sind und Lust haben, eine sichtbare Rolle in der Standortorganisation zu übernehmen.